ACTIVIDAD 12. ¨Combinar Correspondencia¨

Combinar Correspondencia

Esta opcion nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio. De esta forma, podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.

La utilidad de combinar correspondencia la podemos aprovechar en otras situaciones como lo son la generación de etiquetas, la impresión de sobres para invitaciones, etc.

Conceptos previos

Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.

Origen de datos.  Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal.

Crear el documento principal

·      Abrir Word, tener en la ventana activa un documento en blanco o que ya contenga el texto fijo. 

·      Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de correspondencia.

·      Allí haz clic en la opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Se abrirá la sección combinar correspondencia con el primer paso del asistente, el cual nos va preguntado y nosotros le contestamos, haciendo clic en la opción deseada.

Seleccionamos cartas y definimos el documento inicial

En el paso 3, seleccionamos el origen de datos (destinatarios).

·      Utilizar una lista existente. Aparece la opción Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos. 

·      Seleccionar de los contactos de Outlook. En lugar de Examinar... aparece la opción Elegir la carpeta de contacto. 

·      Escribir una lista nueva. Aparece la opción Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista (ésta es la que utilizaremos en este ejemplo). 

Al hacer clic en la opción Crear... aquí podremos comenzar a llenar nuestros registros. También podemos configurar las columnas e incluso, cambiarles de nombre.

 Una vez modificada la lista de acuerdo a nuestras necesidades, se procede a guardarla.

Damos clic en aceptar y guardamos nuestra lista.

Hacer clic en aceptar para continuar con el paso 4 del asistente:

En este paso, redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta y añadimos los campos de combinacion.

Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente, para continuar con el paso 5 del asistente.

En este paso, examinamos las cartas tal como se escribieran con los valores concretos del origen de datos.

   La Pestaña de Correspondencia

Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas, podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto; pero tambien podemos utilizar los botones de la pestaña correspondencia.

Insertar Campos de combinación

Hacer clic en el icono "Insertar campo combinado". Podemos asi insertar todos los campos que deseemos

Desplazar por los Registros

·      Permite ver los datos del primer registro del origen

·      Permite visualizar el registro anterior

·      Este cuadro permite saber que registro se esta visualizando asi como, permite ir directamente a un registro determinado, escribiendo el numero del registro.

Buscar un Registro

Se utiliza el botón: "Buscar destinatario", permite ir a un registro concreto. Aparece el cuadro de dialogo que se ve a continuación.

En buscar: escribimos el dato que queremos encontrar

En buscar en: elegimos el campo del origen de datos donde tiene que buscar el valor.

Si elegimos Todos los campos, buscará el dato en toda la lista. 

Destinatarios de combinar correspondencia

Desde Word podemos modificar los datos almacenados, Podemos ordenarlos,y podemos introducir condiciones de filtro para que solo se combinen ciertos registros del origen de datos.

Haz clic en el icono " Editar lista de destinatarios" y se abrirá el cuadro de dialogo destinatarios de combinar correspondencia

 Cada fila corresponde a un destinatario

al modificar el calor de algun dato almacenado hacemos clic en Edicion.

Filtrar destinatarios

Al estar situados en el cuadro de dialogo destinatarios, hacemos clic en la flecha que esta en el encabezado del campo ciudad y se despliega la sig. lista:

Todos: Se seleccionan todos los valores de la población

Espacios: Se seleccionan todos los destinatarios que no tienen población

Sin espacios: se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor en el capo población.

Avanzado: abre el cuadro de dialogo para filtrar y ordenar que veremos a continuación

En Campo: seleccionamos el campo que va a formar parte de la condición

En comparación: seleccionamos el tipo de comparación que vamos a utilizar

Ordenar destinatarios

Hacemos clic en el nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que los destinatarios se ordenaran por ese campo.

Hacer clic en la flecha del encabezado de la primera columna por la que queremos ordenar, seleccionamos la lista que aparece la opción: avanzado 

Combinar al imprimir

Permite enviar a la impresora el resultado de la combinación

Haz clic en el aparece el cuadro de dialogo que se observa a la derecha

Combinar en correo electrónico

Esta opción permite enviar cada carta del resultado de la combinación en un correo electrónico. Al hacer clic en él aparece un cuadro de diálogo. Debemos completar los parámetros del mensaje a enviar. 

En Para: Se selecciona de la lista despegable el campo que contiene la dirección de email del destinatario.  

En Asunto: Se escribe el texto que figurará en el asunto del mensaje. 

En Formato de correo: Se selecciona de la lista despegable el tipo de formato del mensaje, puede ser Texto sin formato, HTML o datos adjuntos. 

Para poder disfrutar de esta utilidad se debe tener instalado un programa de correo electrónico compatible con MAPI, por ejemplo, Microsoft Outlook 2007.