Combinar Correspondencia
Esta
opcion nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio. De
esta forma, podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de
personas distintas.
La
utilidad de combinar correspondencia la podemos aprovechar en otras situaciones
como lo son la generación de etiquetas, la impresión de sobres para
invitaciones, etc.
Conceptos previos
Documento
principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que
toman su valor del origen de datos.
Origen de
datos.
Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento
principal.
Crear el documento
principal
· Abrir Word, tener en la
ventana activa un documento en blanco o que ya contenga el texto fijo.
· Seleccionar de la pestaña
Correspondencia el menú Iniciar combinación de correspondencia.
· Allí haz clic en la
opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.
Se
abrirá la sección combinar correspondencia con el primer paso del asistente, el
cual nos va preguntado y nosotros le contestamos, haciendo clic en la opción
deseada.
Seleccionamos
cartas y definimos el documento inicial
En
el paso 3, seleccionamos el origen de datos (destinatarios).
· Utilizar una lista existente. Aparece la opción
Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen
de datos.
· Seleccionar de los contactos de Outlook. En lugar de Examinar...
aparece la opción Elegir la carpeta de contacto.
· Escribir una lista nueva. Aparece la opción Crear..., hacer clic en
ella para introducir los valores en la lista (ésta es la que utilizaremos en
este ejemplo).
Al
hacer clic en la opción Crear... aquí podremos comenzar a llenar nuestros
registros. También podemos configurar las columnas e incluso, cambiarles de
nombre.
Una
vez modificada la lista de acuerdo a nuestras necesidades, se procede a
guardarla.
Damos
clic en aceptar y guardamos nuestra lista.
Hacer clic en aceptar
para continuar con el paso 4 del asistente:
En
este paso, redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta y
añadimos los campos de combinacion.
Cuando
hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente, para continuar con
el paso 5 del asistente.
En
este paso, examinamos las cartas tal como se escribieran con los valores
concretos del origen de datos.
La Pestaña
de Correspondencia
Para
rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas,
podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya
hemos visto; pero tambien podemos utilizar los botones de la pestaña
correspondencia.
Insertar Campos
de combinación
Hacer
clic en el icono "Insertar campo combinado". Podemos asi insertar
todos los campos que deseemos
Desplazar por los
Registros
· Permite ver los datos del
primer registro del origen
· Permite visualizar el
registro anterior
· Este cuadro permite saber
que registro se esta visualizando asi como, permite ir directamente a un registro
determinado, escribiendo el numero del registro.
Buscar un Registro
Se
utiliza el botón: "Buscar destinatario", permite ir a un registro
concreto. Aparece el cuadro de dialogo que se ve a continuación.
En
buscar: escribimos el dato que queremos encontrar
En
buscar en: elegimos el campo del origen de datos donde tiene que buscar el
valor.
Si
elegimos Todos los campos, buscará el dato en toda la lista.
Destinatarios de combinar
correspondencia
Desde
Word podemos modificar los datos almacenados, Podemos ordenarlos,y podemos
introducir condiciones de filtro para que solo se combinen ciertos registros
del origen de datos.
Haz
clic en el icono " Editar lista de destinatarios" y se abrirá el
cuadro de dialogo destinatarios de combinar correspondencia
Cada
fila corresponde a un destinatario
al
modificar el calor de algun dato almacenado hacemos clic en Edicion.
Filtrar destinatarios
Al
estar situados en el cuadro de dialogo destinatarios, hacemos clic en la flecha
que esta en el encabezado del campo ciudad y se despliega la sig. lista:
Todos: Se seleccionan
todos los valores de la población
Espacios: Se seleccionan todos los
destinatarios que no tienen población
Sin espacios: se seleccionan todos los
destinatarios que tienen un valor en el capo población.
Avanzado: abre el cuadro de
dialogo para filtrar y ordenar que veremos a continuación
En Campo: seleccionamos el campo que va a
formar parte de la condición
En
comparación: seleccionamos el tipo
de comparación que vamos a utilizar
Ordenar destinatarios
Hacemos
clic en el nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que los
destinatarios se ordenaran por ese campo.
Hacer
clic en la flecha del encabezado de la primera columna por la que queremos
ordenar, seleccionamos la lista que aparece la opción: avanzado
Combinar al imprimir
Permite
enviar a la impresora el resultado de la combinación
Haz
clic en el aparece el cuadro de dialogo que se observa a la derecha
Combinar en correo
electrónico
Esta
opción permite enviar cada carta del resultado de la combinación en un correo
electrónico. Al hacer clic en él aparece un cuadro de diálogo. Debemos
completar los parámetros del mensaje a enviar.
En Para: Se selecciona de la
lista despegable el campo que contiene la dirección de email del destinatario.
En Asunto: Se escribe el texto que
figurará en el asunto del mensaje.
En Formato de correo: Se selecciona de la
lista despegable el tipo de formato del mensaje, puede ser Texto sin
formato, HTML o datos adjuntos.
Para
poder disfrutar de esta utilidad se debe tener instalado un programa de correo
electrónico compatible con MAPI, por ejemplo, Microsoft Outlook 2007.
